BOI-CF-IOR-60-40-10 et BOI-CF-IOR-60-40-20 du 13 décembre 2013
Pour rappel, la loi de finances rectificative pour 2012 a rendu obligatoire, à compter des vérifications de comptabilité engagées à partir du 1er janvier 2014, la présentation des documents comptables sur support dématérialisé, pour l’ensemble des contribuables tenant leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés.
L’administration fiscale est venue commenter ces dispositions au sein de sa doctrine publiée au BOFIP le 13 décembre 2013, précisant le champ d’application et les modalités de mise en œuvre de la remise des fichiers dématérialisés.
Champ d’application
A compter du 1er janvier 2014, sont visés par ce nouveau dispositif les fichiers des écritures comptables de tout contribuable soumis par le CGI à l’obligation de tenir et de présenter des documents comptables.
En revanche, les fichiers informatiques contenant les pièces justificatives (facturation, recettes, etc.) ne sont pas concernés par cette mesure (BOI-CF-IOR-60-40-10 n° 90).
L’obligation de présenter la comptabilité sous forme dématérialisée s’applique aux contrôles pour lesquels un avis de vérification est adressé à compter du 1er janvier 2014.
Modalités de mise en œuvre
Format du fichier
La copie des fichiers des écritures comptables remise à l’administration doit répondre aux normes prévues à l’article A 47 A-1 du LPF. Ces normes du » format standard » définissent les types de fichier, mentions, enregistrements et codages des informations. Elles sont obligatoires à compter de l’exercice clos en 2013 (BOI-CF-IOR-60-40-10 n° 140).
La copie des fichiers est remise selon les modalités définies en accord avec le vérificateur.
Tous les supports sont envisageables, qu’ils soient physiques ou électroniques (CD, DVD, clé USB, disque dur externe, serveur sécurisé de la DGFiP, etc.) (BOI-CF-IOR-60-40-10 n° 150 et 160).
Le fichier dont le contribuable doit remettre une copie à l’administration fiscale en cas de contrôle porte sur l’ensemble des écritures des journaux comptables au titre de chaque exercice visé dans l’avis de vérification (BOI-CF-IOR-60-40-20 n° 20).
La copie du fichier des écritures comptables transmis à l’administration fiscale correspond à l’ensemble des journaux de saisie existant dans le système comptable informatisé.
L’unicité du fichier des écritures comptables repose ainsi sur la notion d’un seul et unique livre-journal informatisé par exercice. Au sein de ce fichier, les écritures doivent être numérotées chronologiquement de manière croissante, sans rupture ni inversion dans la séquence (BOI-CF-IOR-60-40-20 n° 40).
Conformément aux exigences de l’article 410-3 du plan comptable général (PCG), l’entreprise doit pouvoir garantir la permanence du chemin de révision comptable entre les pièces justificatives et les écritures comptables. En conséquence, les écritures de centralisation doivent être écartées au bénéfice du détail ligne à ligne de chaque opération comptable enregistrée dans les différents journaux du système informatisé (BOI-CF-IOR-60-40-20 n° 60).
Remise du fichier
Conformément au I de l’article L 47 A du LPF, dans sa rédaction issue de l’article 14 de la loi 2012-1510 du 29 décembre 2012, les copies des fichiers des écritures comptables doivent être remises à l’administration lors de la première intervention sur place.
Toutefois, pour les contrôles engagés au cours de l’année 2014, les copies des fichiers des écritures comptables pourront être remises au plus tard lors de la deuxième intervention sur place.
Si le volume de données est trop important pour constituer un seul fichier d’écritures comptables par exercice, le fichier peut, en accord avec le service vérificateur, être remis de manière simultanée sur plusieurs supports.
Lorsque des informations contenues dans le fichier font référence à des codifications spécifiques en usage dans l’entreprise, il est nécessaire de fournir un descriptif détaillé, permettant de faciliter la lecture de la comptabilité. Ce descriptif peut être remis sous forme dématérialisée (fichiers issus d’un outil de traitement de textes, d’un tableur ou PDF) ou papier (BOI-CF-IOR-60-40-20 n° 390).